Leseprobe · Teil I · Abschnitt 1 · Bevor Sie klicken

Bevor Sie beginnen

Die meisten Betriebe legen erst ein Konto an und überlegen danach, wer es benutzen darf. Das ist die falsche Reihenfolge, und man merkt es erst, wenn die erste Datei am falschen Ort liegt. Vier Entscheidungen gehören vorher getroffen. Sie kosten zusammen zwanzig Minuten und ersparen den Rückbau.

1.1 Wer darf es nutzen?

Nicht „alle“ und nicht „ich allein, mal sehen“. Schreiben Sie zwei, drei Funktionen auf: die Büroleitung und ich. Der Grund ist praktisch: Jeder weitere Zugang ist ein weiterer Ort, an dem etwas hineingerät, das nicht hineingehört — und eine weitere Person, die Sie verabschieden müssen, wenn sie geht.

Diese Entscheidung bestimmt die Kontoart, und zwar schon hier. Ein Einzelplan ist ein Konto für genau eine Person: Der Anbieter führt für die Einzelpläne „Projektfreigabe und Zusammenarbeit“, „Zentrale Abrechnung und Verwaltung“ und „Rollenbasierter Zugriff“ mit „Nein“. Ein Betriebskonto beginnt bei zwei Personen. Wer also zu zweit arbeiten will, hat nicht die Wahl zwischen „einem Konto“ und „einem größeren Konto“, sondern zwischen zwei getrennten Einzelkonten ohne gemeinsame Verwaltung und einem Betriebskonto. Abschnitt 2 führt das aus.

Wer klein anfängt, kann erweitern. Wer breit anfängt, muss wieder einsammeln.

1.2 Wofür?

Zwei bis drei konkrete Aufgaben, keine Wunschliste. Angebotstexte vorbereiten. Lange Anfragen zusammenfassen. Protokolle in Aufgaben umwandeln.

Das ist keine Bürokratie, sondern der Maßstab, an dem Sie in drei Monaten messen, ob sich das gelohnt hat. Ohne ihn bleibt nur ein Gefühl. Band 1 beschreibt in Abschnitt 6 ein Vorgehen in vier Wochen — Festlegung, Anwendung, Bewertung —, das genau mit dieser Liste beginnt.

1.3 Mit welchen Daten?

Hier wird es ernst, und hier hört diese Anleitung auf, eine Bedienungsanleitung zu sein. Was in ein KI-Werkzeug hineindarf und was nicht, entscheidet sich nicht an der Oberfläche, sondern an Ihrem Betrieb und an dem, was für Sie gilt.

Was dabei zu bedenken ist, steht in Band 1, Abschnitt 12.3 — dort ist der Datenabfluss über Eingaben als Risiko beschrieben — und in Abschnitt 2.4, wo die vertraglichen Prüfpunkte stehen: Auftragsverarbeitungsvertrag, Ort der Verarbeitung, Training mit Geschäftsdaten, Haftung für Rechte Dritter.

Für den Anfang genügt eine einzige Linie, die Sie sich selbst ziehen: Was Sie einem externen Dienstleister ohne Vertrag nicht schicken würden, geht auch hier nicht hinein. Abschnitt 6 dieser Anleitung macht daraus eine Liste.

1.4 Wer räumt auf?

Eine Person, mit Funktion benannt. Sie prüft einmal im Monat, wer Zugang hat, was in den Projekten liegt und ob noch stimmt, was vor drei Monaten entschieden wurde. In einem Ein-Personen-Betrieb sind Sie das selbst — dann tragen Sie sich einen Termin ein, sonst passiert es nicht.

Abschnitt 8 sagt, was diese Person ansieht.

Dieser Abschnitt hat mit Absicht kein Bild. Wer hier schon Bildschirmfotos sieht, fängt an zu klicken, statt zu entscheiden.