Leseprobe · Teil I · Abschnitte 1 – 2 · Entscheiden und anlegen

Bevor Sie beginnen

Die meisten Betriebe legen erst ein Konto an und überlegen danach, wer es benutzen darf. Das ist die falsche Reihenfolge, und man merkt es erst, wenn die erste Datei am falschen Ort liegt oder der erste Kollege einen Zugang hat, von dem niemand weiß, wofür.

Vier Entscheidungen gehören vorher getroffen. Keine davon braucht die Oberfläche; deshalb hat dieser Abschnitt kein Bild. Wer hier schon klickt, entscheidet nicht.

1.1 Wer darf es nutzen?

Nicht „alle“ und nicht „ich allein, mal sehen“. Schreiben Sie zwei, drei Namen auf, oder eine Funktion: die Büroleitung und ich. Der Grund ist praktisch: Jeder weitere Zugang ist ein weiterer Ort, an dem etwas hineingerät, das nicht hineingehört — und eine weitere Person, die Sie verabschieden müssen, wenn sie geht.

Wer klein anfängt, kann erweitern. Wer breit anfängt, muss wieder einsammeln.

Bei diesem Anbieter kommt eine Besonderheit dazu, die Sie schon jetzt wissen sollten: Ein Betriebskonto beginnt bei zwei bezahlten Plätzen, auch wenn nur einer besetzt ist. Ein Ein-Personen-Betrieb entscheidet deshalb hier, ob er den zweiten Platz als Reserve nimmt — für die Vertretung, die Steuerberatung, die Aushilfe — oder ob ihm ein persönliches Konto auf einer Betriebsadresse vorerst genügt. Abschnitt 2 zeigt, was die beiden Wege unterscheidet.

Was Band 2 dazu sagt: Die Entscheidung über den Personenkreis liegt bei der Leitung, und sie ist die erste von vier, die vor jeder Regelung fallen (Band 2, Abschnitt 4).

1.2 Wofür?

Zwei bis drei konkrete Aufgaben, keine Wunschliste. Angebotstexte vorbereiten. Lange E-Mails zusammenfassen. Protokolle in Aufgaben umwandeln.

Das ist keine Bürokratie, sondern der Maßstab, an dem Sie in drei Monaten messen, ob sich das gelohnt hat. Ohne ihn bleibt nur ein Gefühl. Und es ist die Grundlage für Abschnitt 4: Für eine wiederkehrende Aufgabe lohnt sich ein Projekt mit hinterlegten Anweisungen; für eine Wunschliste lohnt sich nichts.

1.3 Mit welchen Daten?

Hier wird es ernst, und hier hört diese Anwendungshilfe auf, eine Bedienungsanleitung zu sein. Was in ein KI-Werkzeug hineindarf und was nicht, entscheidet sich nicht an der Oberfläche, sondern an Ihrem Betrieb und an dem, was für Sie gilt.

Was dabei zu bedenken ist, steht in Band 1, Abschnitt 12.3 — dort ist der Datenabfluss über Eingaben als Risiko beschrieben — und in Abschnitt 2.4, wo die vertraglichen Prüfpunkte stehen: Auftragsverarbeitungsvertrag, Ort der Verarbeitung, Training mit Geschäftsdaten, Haftung für Rechte Dritter. Abschnitt 2 dieser Anwendungshilfe sagt, welche Unterlage des Anbieters zu welchem Prüfpunkt gehört und wo sie liegt; ob sie für Ihren Betrieb genügt, sagt sie nicht.

Für den Anfang genügt eine einzige Linie, die Sie sich selbst ziehen: Was Sie einem externen Dienstleister ohne Vertrag nicht schicken würden, geht auch hier nicht hinein. Abschnitt 6 macht daraus eine Liste.

1.4 Wer räumt auf?

Eine Person, namentlich. Sie prüft einmal im Monat, wer Zugang hat, was in den Projekten liegt, welche Verbindungen zu anderen Diensten aktiv sind und ob noch stimmt, was vor drei Monaten entschieden wurde. In einem Ein-Personen-Betrieb sind Sie das selbst — dann tragen Sie sich einen Termin ein, sonst passiert es nicht.

Abschnitt 8 sagt, was diese Person ansieht.