Leseprobe · Kit

Zweck und Aufbau

Dieses Kit richtet sich an drei Berufe, in denen die Verschwiegenheit nicht eine Regel unter vielen ist, sondern die Grundlage des Berufs: die Rechtsanwaltskanzlei, die Steuerberatungskanzlei und die ärztliche Ordination. Es nimmt die fünf Nachweise des allgemeinen KI-Nachweis-Kits — Nutzungsrichtlinie, Tool-Register mit Freigabeformular, Schulungsnachweis, Kennzeichnungs-Checkliste, Plan der Inkraftsetzung — und schärft sie auf das, was in diesen Berufen anders ist: welche Daten ein Assistent dort nie sehen darf, wie das Register und die Freigabeprüfung diese Datenarten führen, wer alles unter die Verschwiegenheit fällt, und welche Fragen der Betrieb vor dem Einsatz mit seiner Kammer oder einer Fachperson klärt. Dazu kommen drei Dateien, die das allgemeine Kit nicht hat: je Beruf ein Ergänzungsblatt zur Richtlinie, je Beruf eine Seite „Was hier nie hineingehört“ und eine Kammer-Prüfliste.

Was das Kit ist

Ein Satz von Formularen, in denen die Stellen, an denen der Betrieb entscheiden muss, gelb hinterlegt und in eckige Klammern gesetzt sind. Neben jeder dieser Stellen steht ein Satz in Kursiv: was die Entscheidung bedeutet und wo im Handbuch „KI-Richtlinien für die Belegschaft“ (Band 2 der Reihe) oder in dieser Anleitung die Grundlage steht. Das ist die Regel, die dieses Kit von einer Vorlagensammlung unterscheidet: Jede Lücke ist markiert und erklärt. Eine Vorlage, in der man nur den Namen der Kanzlei einträgt, entscheidet an Stelle des Betriebs Dinge, die er nicht überblickt — und in diesen drei Berufen sind das Dinge, für die die Berufsträgerin oder der Berufsträger persönlich einsteht.

Die Branchenausgabe ist selbstständig: Wer sie hat, braucht das allgemeine Kit nicht daneben. Wer das allgemeine Kit schon ausgefüllt hat, erkennt seine Dateien wieder und findet in dieser Anleitung bei jeder Datei den Abschnitt „Was gegenüber dem allgemeinen Kit anders ist“.

Was das Kit nicht ist

Es ist keine Rechtsberatung und kein Rechtsgutachten. Und in dieser Ausgabe gilt ein zweiter Satz, der noch wichtiger ist: Das Kit sagt nie, was die Verschwiegenheit erlaubt. Ob die Eingabe eines Sachverhalts in ein KI-Tool eine Offenbarung ist, ob ein Vertrag mit dem Anbieter genügt, ob der Mandant oder der Patient zu informieren ist, ob eine anonymisierte Eingabe zulässig ist — auf keine dieser Fragen gibt eine Datei dieses Kits eine Antwort. Die Dateien halten fest, was der Betrieb entschieden hat, und nennen die Stelle, an der er es prüfen lässt: die Kammer oder eine Fachperson. Die Kammer-Prüfliste ist deshalb keine Beilage, sondern Schritt 2 des Plans, vor jeder Beschaffung.

Das Kit belegt auch keine Rechtslage neu. Die Rechtsgrundlagen der Verschwiegenheit, die in den Dateien als Beispiele stehen — die Rechtsanwaltsordnung, das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017, das Ärztegesetz 1998 —, stammen aus Suchauszügen, die für dieses Kit nicht am Original gelesen werden konnten; das steht in jeder Datei, die sie nennt, und im Anhang. Der Betrieb liest die Vorschrift am Rechtsinformationssystem des Bundes und trägt Fassung und Datum ein. Was diese Anleitung über die Veröffentlichungen der Kammern sagt, sagt sie mit Datum und mit dem Vermerk, dass sie nicht gelesen wurden.

Das Kit enthält keine Namen von Tools oder Anbietern. Es liefert das leere Register und das Verfahren, mit dem der Betrieb es selbst führt, mit Datum je Zeile.

Die drei Berufe — und wer sonst noch

Die Dateien sprechen von „Berufsträgerin oder Berufsträger“ und meinen damit die Person, die die Verschwiegenheit nach dem Berufsrecht trägt: die Rechtsanwältin, den Steuerberater, die Ärztin. In den drei Berufen ist das fast immer auch die Leitung, und deshalb steht diese Person in den Dateien dort, wo das allgemeine Kit „Leitung“ sagt. Notariat, Apotheke, Psychotherapie und andere Berufe mit Verschwiegenheit sind nicht Gegenstand dieses Kits; die Bauform passt vermutlich auch dort, die Rechtsgrundlagen und Kammern sind aber andere und wurden nicht erhoben.

Der Markt dieses Kits ist die Union; die Beispiele stammen aus Österreich und sind als solche gekennzeichnet. Berufsrecht ist national. Was das Kit an Rechtsgrundlagen und Kammern nennt, gilt für Österreich; ein Betrieb in einem anderen Mitgliedstaat füllt dieselben Felder mit seinen eigenen Vorschriften und seiner eigenen Kammer und stellt der Kammer dieselben Fragen. Die Anleitung nennt an einer Stelle, was in Deutschland anders geregelt sein soll — als Hinweis, nicht als Erhebung.

Die Reihenfolge

1. Kammer-Prüfliste öffnen (kammer-pruefliste.docx) und Inkraftsetzung öffnen (inkraftsetzung.xlsx). Die Prüfliste ist Schritt 2 des Plans, und sie gehört an den Anfang, weil die Antworten dort entscheiden, welche Tools für welche Daten überhaupt in Frage kommen. Die Fragen werden gestellt, bevor ein Tool beschafft oder ein Konto eingerichtet wird.
2. Ergänzungsblatt des Berufs ausfüllen (ergaenzung-kanzlei.docx, -steuerberatung.docx oder -ordination.docx). Rechtsgrundlage am Original lesen, Kammer, Hilfspersonen, die Regel für Daten unter Berufsgeheimnis, die Information der Mandanten oder Patienten, und die Tabelle der Klärungen.
3. Nutzungsrichtlinie ausfüllen (nutzungsrichtlinie.docx). Der Abschnitt „Berufsgeheimnis und Verschwiegenheit“ und die neun Regelbereiche.
4. Seite „Was hier nie hineingehört“ ankreuzen, streichen, ergänzen (nie-hinein-<beruf>.docx, dieselbe Seite als PDF) und aushängen.
5. Tool-Register anlegen (tool-register.xlsx, freigabeformular.docx). Jedes Tool eine Zeile, auch das in der Fachsoftware und das auf dem privaten Telefon; bei Daten unter Berufsgeheimnis die Zeilen 8 bis 10 der Freigabeprüfung und die Klärung.
6. Einweisung durchführen und festhalten (schulungsnachweis.docx, schulungsnachweis.xlsx) — mit jeder Person, die Zugang zu Daten unter Berufsgeheimnis hat, auch wenn sie kein Tool benutzt.
7. Kennzeichnungs-Checkliste anlegen (kennzeichnungs-checkliste.docx); Punkt 10 wird immer ausgefüllt, auch wenn der Betrieb nichts veröffentlicht.
8. Inkraftsetzung abschließen. Letzte Zeilen abhaken, Wiedervorlage eintragen — mit dem fünften Anlass, den es nur in dieser Ausgabe gibt: eine Veröffentlichung der Kammer.

Woran man merkt, dass es fertig ist

Fertig ist das Kit, wenn in einem Ordner — auf Papier oder als Dateiablage — die Nachweise liegen, die zusammen zwei Fragen beantworten: Was haben wir geregelt, seit wann, für welche Tools, und wer weiß davon? und, neu in dieser Ausgabe: Wen haben wir gefragt, wann, und was war die Antwort?

• Die Nutzungsrichtlinie mit Geltungsbeginn, Fassungszeile und Unterschrift; keine gelbe Stelle mehr offen.
• Das Ergänzungsblatt des Berufs mit gelesener Rechtsgrundlage, der Regel für Daten unter Berufsgeheimnis und mindestens einer Zeile in der Tabelle der Klärungen, die Datum und Beleg trägt.
• Die Seite „Was hier nie hineingehört“, angekreuzt und gestrichen, ausgehängt.
• Das Tool-Register, in dem jedes Tool eine Zeile mit Prüfdatum hat, die Spalte „Berufsgeheimnis berührt“ ausgefüllt ist, und je freigegebenem Tool ein Freigabeformular liegt.
• Der Schulungsnachweis mit einer Unterschrift je Person und dem Datum ihrer Verschwiegenheitserklärung.
• Die Kennzeichnungs-Checkliste mit Punkt 10 — oder ein datierter Vermerk, dass derzeit nichts veröffentlicht wird und kein System direkt mit Personen spricht.
• Die Kammer-Prüfliste, auf der jede Zeile ein Datum und einen Beleg trägt, auch die mit der Antwort „das ist nicht geklärt“.
• Der Plan der Inkraftsetzung, in dem jede der achtzehn Zeilen ein Datum trägt und die Wiedervorlage eingetragen ist.

Die drei Beispielbetriebe

Die Beispiele in dieser Anleitung beziehen sich auf drei erfundene Betriebe in Österreich. Personen kommen mit ihrer Rolle vor, nie mit Namen; die Betriebe gibt es nicht.

Die Kanzlei: zwei Rechtsanwälte, eine Konzipientin, drei Kanzleikräfte, ein externer IT-Betreuer; Schwerpunkte Vertrags- und Mietrecht, gelegentlich Familiensachen. Ein Rechtsanwalt nutzt seit Monaten ein Textassistent-Tool über ein privates Konto für Zusammenfassungen von Entscheidungen und erste Entwürfe; eine Kanzleikraft lässt Mandantenbriefe „glätten“ — mit Namen.

Die Steuerberatung: eine Steuerberaterin als Inhaberin, fünf Kräfte in Buchhaltung und Personalverrechnung, eine Kanzleileitung, zwei Lehrlinge, ein externer IT-Betreuer. Die Kanzleileitung nutzt ein Textassistent-Tool über ein betriebliches Konto für Mandantenschreiben zu Fristen; ein Lehrling hat auf dem Telefon ein Tool, mit dem er Belege „erklären“ lässt.

Die Ordination: eine Ärztin für Allgemeinmedizin, zwei Ordinationsassistentinnen, eine Praktikantin, eine Reinigungskraft, die Ordinationssoftware von einem Anbieter mit Wartungsvertrag. Die Ärztin diktiert Arztbriefe in eine Transkriptions-App auf dem privaten Telefon; eine Assistentin lässt Patienteninformationen zur Grippeimpfung von einem Textassistent-Tool formulieren — ohne Personenbezug.

Keiner der drei Betriebe hat eine IT-Abteilung, keiner hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. In allen dreien geschieht etwas, das die Richtlinie regeln muss, bevor jemand fragt.

Wortwahl

Die Dateien und diese Anleitung sagen Tool; das Handbuch sagt an denselben Stellen Werkzeug. Gemeint ist dasselbe: ein KI-System, das der Betrieb als Betreiber nutzt und nicht selbst entwickelt hat. Berufsgeheimnis und Verschwiegenheit werden nebeneinander gebraucht: Verschwiegenheit ist die Pflicht der Person, Berufsgeheimnis das, was sie schützt; die Dateien sagen „Daten unter Berufsgeheimnis“ für alles, was die Verschwiegenheitspflicht des Berufs erfasst. Hilfspersonen ist das Wort des Ärztegesetzes und meint hier alle, die in Kanzlei oder Ordination Zugang zu solchen Daten haben, ohne selbst Berufsträger zu sein. Kammer meint die gesetzliche Berufsvertretung, die für den Betrieb zuständig ist; wo sie keine Auskunft gibt, tritt eine Fachperson an ihre Stelle. Nachweis heißt ein Blatt, das mit Datum und Unterschrift belegt, dass etwas geregelt, geprüft, gefragt oder durchgeführt wurde — nicht, dass es rechtlich genügt.