Leseprobe · Kit

Zweck und Aufbau

Dieses Kit richtet sich an die Leitung eines Betriebs, in dem mehr als eine Person KI-Tools benutzt — und die nicht nur regeln, sondern belegen will, was geregelt ist, welche Tools geprüft sind und wer eingewiesen wurde. Es liefert fünf Nachweise als bearbeitbare Dateien: eine Nutzungsrichtlinie mit Kurzfassung zum Aushängen, ein Tool-Register mit Freigabeformular, einen Schulungsnachweis, eine Kennzeichnungs-Checkliste und einen Plan für die Inkraftsetzung. Diese Anleitung sagt zu jeder Datei, was sie tut, welche Entscheidungen der Betrieb darin selbst treffen muss, und was die jeweilige Entscheidung bedeutet.

Was das Kit ist

Ein Satz von Formularen, in denen die Stellen, an denen der Betrieb entscheiden muss, gelb hinterlegt und in eckige Klammern gesetzt sind. Neben jeder dieser Stellen steht ein Satz in Kursiv: was die Entscheidung bedeutet und wo im Handbuch „KI-Richtlinien für die Belegschaft“ (Band 2 der Reihe) die Grundlage steht. Das ist die Regel, die dieses Kit von einer Vorlagensammlung unterscheidet: Jede Lücke ist markiert und erklärt. Eine Vorlage, in der man nur den Firmennamen einträgt, entscheidet an Stelle des Betriebs Dinge, die er nicht überblickt.

Das Kit setzt Band 2 nicht voraus. Wer nur ausfüllen will, kommt mit dieser Anleitung durch; wer erklären können will, warum ein Punkt in der Richtlinie steht, findet die Begründung mit Quelle und Datum im Handbuch an der Stelle, die neben der Lücke angegeben ist.

Was das Kit nicht ist

Es ist keine Rechtsberatung und kein Rechtsgutachten. Keine Datei behauptet, dass ein Betrieb mit ihr eine Vorschrift erfüllt. Das Kit belegt auch keine Rechtslage neu: Wo es eine Vorschrift nennt, zitiert es das Handbuch mit Abschnittsnummer oder die dort angegebene Quelle mit Datum; wo Datum und Quelle fehlen, steht „Stand prüfen“. Was das Handbuch bewusst nicht sagt — etwa, wie lange ein Schulungsnachweis aufzubewahren ist —, sagt das Kit auch nicht; es lässt die Stelle als Lücke stehen und erklärt, warum.

Das Kit enthält keine Namen von Tools oder Anbietern und keine ausgefüllte Freigabeliste: Eine mitgelieferte Namensliste wäre in dem Moment veraltet, in dem sie gedruckt ist. Es liefert das leere Register und das Verfahren, mit dem der Betrieb es selbst führt, mit Datum je Zeile.

Die Reihenfolge

1. Inkraftsetzung öffnen (inkraftsetzung.xlsx). Das Blatt ist der Plan für alles Weitere; zuerst werden dort die verantwortliche Person und der angestrebte Geltungsbeginn eingetragen.
2. Nutzungsrichtlinie ausfüllen (nutzungsrichtlinie.docx). Neun Regelbereiche, je Bereich eine oder mehrere Lücken. Hier fallen die Entscheidungen; alles Weitere hängt davon ab.
3. Tool-Register anlegen (tool-register.xlsx, freigabeformular.docx). Jedes Tool, das im Betrieb tatsächlich benutzt wird, bekommt eine Zeile; jedes, das freigegeben werden soll, eine Freigabeprüfung.
4. Kurzfassung aushängen (kurzfassung-aushang.docx oder .pdf). Eine Seite mit dem, was nie in ein Tool hinein darf, und mit dem Weg, den man im Zweifel geht.
5. Einweisung durchführen und festhalten (schulungsnachweis.docx, schulungsnachweis.xlsx). Die Richtlinie wird mit der Belegschaft durchgegangen; Datum, Teilnehmende und Inhalte werden festgehalten.
6. Kennzeichnungs-Checkliste anlegen (kennzeichnungs-checkliste.docx), sobald der Betrieb KI-Inhalte veröffentlicht oder ein KI-System direkt mit Kunden sprechen lässt; wer beides nicht tut, hält das mit Datum fest.
7. Inkraftsetzung abschließen. Letzte Zeilen abhaken, Wiedervorlage eintragen.

Woran man merkt, dass es fertig ist

Fertig ist das Kit, wenn in einem Ordner — auf Papier oder als Dateiablage — fünf Dinge liegen, die zusammen eine Frage beantworten: Was haben wir geregelt, seit wann, für welche Tools, und wer weiß davon?

• Die Nutzungsrichtlinie mit Geltungsbeginn, Fassungszeile und Unterschrift der Leitung; keine gelbe Stelle mehr offen.
• Das Tool-Register, in dem jedes benutzte Tool eine Zeile mit Prüfdatum und Wiedervorlage hat, und je freigegebenem Tool ein ausgefülltes Freigabeformular.
• Der Schulungsnachweis mit einer Unterschrift je Person, die KI-Tools dienstlich benutzt, und der Liste der behandelten Inhalte.
• Die Kennzeichnungs-Checkliste je Veröffentlichung oder je System — oder ein datierter Vermerk, dass der Betrieb derzeit nichts veröffentlicht und kein System direkt mit Personen sprechen lässt.
• Der Plan der Inkraftsetzung, in dem jede Zeile ein Datum trägt und die Wiedervorlage eingetragen ist.

Der Beispielbetrieb

Die Beispiele in dieser Anleitung beziehen sich auf einen erfundenen Elektroinstallationsbetrieb mit zwölf Beschäftigten: eine Inhaberin, die zugleich die Leitung ist, eine Büroleitung, zwei weitere Personen im Büro, sieben Monteure und ein Lehrling. Es gibt keine IT-Abteilung und keinen Datenschutzbeauftragten; die Büroleitung kümmert sich nebenbei um die Rechner. Drei Personen im Büro benutzen ein KI-Tool für Angebotstexte, Zusammenfassungen und Übersetzungen, zwei Monteure haben es sich privat auf dem Telefon eingerichtet. Der Betrieb sitzt in Österreich. Personen kommen mit ihrer Rolle vor, nie mit Namen.

Wortwahl

Die Dateien und diese Anleitung sagen Tool; das Handbuch sagt an denselben Stellen Werkzeug. Gemeint ist dasselbe: ein KI-System, das der Betrieb als Betreiber nutzt und nicht selbst entwickelt hat. Regelbereich heißt einer der neun Gegenstände, die das Handbuch in Abschnitt 7 für eine Nutzungsregelung benennt. Nachweis heißt hier ein Blatt, das mit Datum und Unterschrift belegt, dass etwas geregelt, geprüft oder durchgeführt wurde — nicht, dass es rechtlich genügt.