Leseprobe · Teil I · Abschnitt 1 · Bevor Sie klicken

Bevor Sie beginnen

Die meisten Betriebe kaufen erst die Lizenz und überlegen danach, wer sie bekommt und worauf der Assistent zugreifen soll. Bei einem Chat-Werkzeug, das nur sieht, was man ihm hinschreibt, ist das ein kleiner Fehler. Bei Copilot ist es ein großer, weil der Assistent am ersten Tag alles findet, was in Ihrem Betrieb offen liegt. Fünf Entscheidungen gehören vorher getroffen. Sie kosten zusammen eine halbe Stunde und ersparen den Rückbau.

1.1 Wer bekommt eine Lizenz?

Nicht „alle“ und nicht „ich allein, mal sehen“. Schreiben Sie zwei, drei Funktionen auf: die Büroleitung und ich. Jede Lizenz ist eine Person, die mit einer Frage an alles kommt, was sie sehen darf — und die Sie am letzten Arbeitstag wieder herausnehmen müssen.

Copilot ist ein Zusatz je Person, nicht ein Schalter für den ganzen Betrieb. Das ist praktisch: Sie können mit einer Lizenz anfangen, an Ihrem eigenen Konto, und erweitern, wenn die Freigaben stimmen. Wer klein anfängt, kann erweitern. Wer breit anfängt, muss wieder einsammeln.

1.2 Wofür?

Zwei bis drei konkrete Aufgaben, keine Wunschliste. Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen. Angebotstexte aus der Anfrage vorbereiten. Besprechungen in Aufgaben verwandeln. Das ist keine Bürokratie, sondern der Maßstab, an dem Sie in drei Monaten messen, ob sich die Lizenz gelohnt hat. Ohne ihn bleibt nur ein Gefühl.

1.3 Wo liegen Ihre Dateien?

Diese Frage gibt es bei anderen Werkzeugen nicht, und sie entscheidet hier fast alles. Copilot in Word arbeitet mit Dateien, die in OneDrive oder SharePoint liegen und auf die die Person Zugriff hat; Dateien, die nur auf dem Rechner oder auf einem alten Server liegen, sieht er nicht.

Wenn Ihre Dateien noch nicht in der Cloud-Ablage liegen, ist die Einführung von Copilot zugleich die Einführung der Cloud-Ablage — und das ist die größere der beiden Entscheidungen. Sie hat nichts mit dem Assistenten zu tun und sollte nicht an ihm hängen: Erst die Ablage, mit Ordnung und Freigaben (Abschnitt 4), dann der Assistent darauf. Wenn Ihre Dateien schon dort liegen, dann gilt: Was heute freigegeben ist, ist morgen für Copilot findbar. Abschnitt 4 zeigt, wie Sie das nachsehen.

1.4 Mit welchen Daten?

Hier hört diese Anleitung auf, eine Bedienungsanleitung zu sein. Was in ein KI-Werkzeug hineindarf und was nicht, entscheidet sich nicht an der Oberfläche, sondern an Ihrem Betrieb und an dem, was für Sie gilt. Bei Copilot verschärft sich die Frage, weil „hinein“ nicht mehr nur heißt, was jemand tippt, sondern auch, was in einer Ablage liegt, die der Assistent durchsucht. Personalakten in einem Ordner, auf den drei Personen Zugriff haben, waren bisher ein Ordner. Mit Copilot sind sie eine Antwort auf eine Frage.

Was dabei zu bedenken ist, steht in Band 1, Abschnitt 12.3 — dort ist der Datenabfluss über Eingaben als Risiko beschrieben — und in Abschnitt 2.4, wo die vertraglichen Prüfpunkte stehen. Für den Anfang genügt eine Linie, die Sie sich selbst ziehen: Was Sie einem externen Dienstleister ohne Vertrag nicht schicken würden, gehört auch nicht in eine Ablage, die Copilot sieht — und nicht in eine Eingabe. Abschnitt 6 macht daraus eine Liste.

1.5 Wer räumt auf?

Eine Person, namentlich. Sie prüft einmal im Monat, wer eine Lizenz hat, welche Freigaben neu dazugekommen sind, und ob noch stimmt, was vor drei Monaten entschieden wurde. In einem Ein-Personen-Betrieb sind Sie das selbst — dann tragen Sie sich einen Termin ein, sonst passiert es nicht. Abschnitt 8 sagt, was diese Person ansieht.

Kein Bild in diesem Abschnitt. Das ist Absicht: Wer hier schon Bildschirmfotos sieht, fängt an zu klicken, statt zu entscheiden.