Leseprobe · Anwendungshilfe

Zweck und Aufbau

Diese Anleitung richtet sich an Inhaber, Geschäftsführungen und Bürochefs kleiner und mittlerer Betriebe, die Microsoft 365 schon nutzen — für E-Mail, für Dateien, für Teams — und jetzt vor der Frage stehen, ob und wie sie Copilot dazuschalten. Sie haben keine IT-Abteilung und niemanden im Haus, der ein Admin Center täglich sieht. Sie wollen wissen, wo sie klicken müssen, und vor allem: was danach anders ist.

Das Wichtigste vorweg, weil alles Weitere daran hängt: Copilot ist kein neuer Ort, an dem Daten liegen. Er ist ein neuer Weg, an die Daten zu kommen, die schon da sind. Er liest Postfach, Dateien und Teams-Nachrichten derjenigen Person, die ihn benutzt — und zwar genau die, auf die diese Person ohnehin Zugriff hat. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Das klingt beruhigend, und es ist die eigentliche Aufgabe: In den meisten Betrieben haben Menschen auf mehr Zugriff, als jemand je entschieden hat. Ein Ordner, der vor drei Jahren „für alle“ freigegeben wurde. Ein Link, der „an alle im Betrieb“ ging, weil das die Voreinstellung war. Bisher hat das niemand bemerkt, weil niemand danach gesucht hat. Copilot sucht. Er beantwortet die Frage „Was verdienen die Kollegen?“ aus einer Datei, die seit Jahren offen liegt — und er hat damit nichts falsch gemacht.

Deshalb ist die Einrichtung von Copilot zu einem kleinen Teil das Zuweisen einer Lizenz und zu einem großen Teil das Aufräumen der Freigaben. Diese Anleitung ist danach gebaut.

Zwei Dinge heißen Copilot

Der Anbieter verwendet den Namen für zwei verschiedene Dinge. Copilot Chat ist ein Chat mit Websuche, der zu jedem Betriebskonto gehört und keine eigene Lizenz braucht; er arbeitet auf dem, was man ihm hinschreibt, und auf dem Web, nicht auf Ihren Dateien. Der lizenzierte Copilot — im Admin Center je nach Kaufdatum „Microsoft 365 Copilot“, „Microsoft Copilot“ oder „Copilot Business“ genannt — ist der Assistent in Word, Outlook, Excel und Teams, der über die Dienste des Betriebs auf Postfach, Ablage und Unterhaltungen zugreift. Diese Anleitung handelt vom lizenzierten Copilot; der Chat kommt vor, wo er in derselben Verwaltungsoberfläche zu steuern ist.

Wie diese Anleitung entstanden ist, und was das für Sie heißt

Diese Anleitung beschreibt die Verwaltungsoberflächen mit dem Stand vom 15. September 2026. Oberflächen veralten; Menüs werden umbenannt, Schalter wandern. Deshalb steht bei jedem Bedienweg, wo er hinführt und was danach zu sehen sein muss — wenn Ihr Bildschirm etwas anderes zeigt, gilt Ihr Bildschirm, und der Bedienweg hier ist der Anhaltspunkt, wonach Sie suchen.

Die Angaben über den Anbieter — was mit Eingaben geschieht, wo Daten verarbeitet werden, wie lange sie liegen — stammen ausschließlich von den Seiten des Anbieters selbst, mit Abrufdatum und Adresse unter jeder Aussage. Was dort nicht steht, steht auch hier nicht; was nur mit einem Auszug der Seite belegt werden konnte, ist als Suchauszug gekennzeichnet und im Anhang unter „Unsicherheiten“ aufgeführt. Eine Lücke ist ein Ergebnis. Eine Vermutung wäre ein Schaden, weil Sie nach dieser Anleitung handeln.

Was diese Anleitung nicht ist

Keine Rechtsberatung. Ob Ihr Betrieb Copilot auf Kundendaten einsetzen darf, ob Ihr Vertrag mit dem Anbieter die Auftragsverarbeitung abdeckt, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist — das entscheidet sich an Ihrem Betrieb und an dem, was für Sie gilt. Diese Fragen beantwortet Band 1 dieser Reihe, „KI im Unternehmen“, in Abschnitt 2.4 (die vertraglichen Prüfpunkte) und Abschnitt 11 (Datenschutz). Wo hier eine Rechtsfrage auftaucht, steht der Verweis dorthin, nicht eine Antwort.

Keine Nutzungsrichtlinie. Wer im Betrieb Copilot wofür benutzen darf, ist ein eigenes Papier. Abschnitt 7 gibt vier Regeln für den Anfang; das vollständige Regelwerk mit Freigabeverfahren und Nachweisen ist Band 2 „KI-Richtlinien für die Belegschaft“ und das KI-Nachweis-Kit derselben Reihe.

Keine Kaufberatung und kein Preis. Ob Copilot als Zusatzlizenz auf Ihren bestehenden Plan oder als Bündel passt, ist eine Frage an Ihre Rechnung, nicht an diese Anleitung. Preise stehen hier nicht, weil sie veralten.

Keine Anleitung für Excel, PowerPoint, Agenten oder Copilot Studio. Gegenstand sind Word, Outlook und Teams — die drei Orte, an denen ein kleiner Betrieb Copilot zuerst trifft. Andere Anbieter, etwa Google Workspace, sind nicht Gegenstand.

Aufbau

Teil I ist eine Seite mit fünf Entscheidungen, die vor dem ersten Klick fallen. Teil II richtet ein: Abschnitt 2 die Lizenz und die Rollen, Abschnitt 3 die Schalter auf der Copilot-Seite des Admin Centers, Abschnitt 4 die Ablage und die Freigaben — der Abschnitt, um den es geht. Teil III benutzt und hält nach: ein erster Arbeitsgang in Outlook und Word (5), die Ausschlussliste (6), die Regeln für Mitarbeitende (7), der monatliche Durchgang (8), die Checkliste (9). Teil IV ist der Anhang mit Unsicherheiten, Glossar und Quellen.

Wer nur einen Abschnitt liest, liest Abschnitt 4.