Leseprobe · Teil I · Abschnitte 1 – 3 · Warum eine Regel

Was eine Richtlinie leisten kann und was nicht

Eine Nutzungsregelung ändert nicht, was ein KI-Werkzeug kann. Sie ändert, wer es wofür einsetzt, welche Angaben hineingelangen und wer die Folgen trägt.

1.1 Drei Wirkungen

Sie macht sichtbar, was ohnehin geschieht. Die deutsche Datenschutzaufsicht beschreibt den Ausgangszustand ungewöhnlich direkt: Ohne klare Regelungen bestehe das Risiko, dass Beschäftigte KI-Anwendungen „eigenmächtig und unkontrolliert“ nutzen, und es sei davon auszugehen, dass dies „derzeit Realität in vielen Unternehmen und Behörden“ sei. Eine Regelung, die dienstliche Werkzeuge benennt und Meldewege eröffnet, holt diese Nutzung aus dem Unsichtbaren.

Sie verlagert Entscheidungen dorthin, wo sie hingehören. Ohne Regelung entscheidet jede Mitarbeiterin im Einzelfall selbst, ob eine Kundenanschrift in ein fremdes System darf. Mit Regelung entscheidet das der Betrieb — einmal, vorab und für alle gleich. Die österreichische Wirtschaftskammer formuliert denselben Gedanken für die Werkzeugauswahl: Über die Zulässigkeit einer Anwendung entscheide allein die Unternehmensleitung.

Sie kann selbst eine Schutzmaßnahme sein, an die Rechtsfolgen anknüpfen. Nach dem Unionsrecht ist eine Information nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie unter anderem „Gegenstand von den Umständen entsprechenden angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch die Person“ ist, „die die rechtmäßige Kontrolle über die Informationen besitzt“. Der Schutz hängt damit an einer Handlung des Inhabers, nicht allein am Wert der Information.

1.2 Vier Erwartungen, die sie nicht erfüllt

Sie schafft keine Haftungsfreiheit. Wer haftet, richtet sich nach dem jeweils einschlägigen Recht und nicht danach, ob ein Papier existiert. Die Wirtschaftskammer beschreibt es umgekehrt: Klare Richtlinien seien ein Mittel, das Haftungsrisiko zu mindern — nicht, es auszuschließen.

Sie ersetzt die Auswahlentscheidung nicht. Eine Regel, die auf „freigegebene Werkzeuge“ verweist, ist wertlos, solange niemand entschieden hat, welche das sind und woran man das misst. Abschnitt 5 behandelt diese Entscheidung.

Sie wirkt nicht, wenn niemand sie kennt. Die Aufsichtsbehörde stellt zwei Anforderungen nebeneinander: Weisungen sollen erteilt und dokumentiert werden. Ein abgelegtes Papier erfüllt nur die zweite. Abschnitt 9 behandelt das Inkraftsetzen.

Sie beantwortet keine Rechtsfrage. Eine interne Regelung kann geltendes Recht wiedergeben, zusammenfassen oder verschärfen. Ändern kann sie es nicht — und wo eine Rechtsfrage offen ist, wird sie durch eine interne Formulierung nicht geschlossen.

1.3 Was dieses Handbuch unter „Richtlinie“ versteht

Gemeint ist eine schriftliche, datierte, der Belegschaft bekannt gemachte Festlegung darüber, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Werkzeuge dienstlich eingesetzt werden dürfen. Ob sie Weisung, Handlungsanweisung, Guideline oder Betriebsvereinbarung heißt, ist eine Frage des nationalen Rechts und der betrieblichen Praxis; die Aufsichtsbehörde nennt die Dienst- oder Handlungsanweisung und die Dienst- oder Betriebsvereinbarung nebeneinander, ohne eine vorzuziehen.

Welche dieser Formen im jeweiligen Mitgliedstaat welche Bindung entfaltet, ist nationales Arbeitsrecht und wird in diesem Handbuch nicht behandelt (Abschnitt 13).