Zweck und Aufbau
Dieses Handbuch richtet sich an Leitungen von Betrieben, in denen mehr als eine Person KI-Werkzeuge benutzt — und die entscheiden müssen, was dazu aufgeschrieben wird.
Es beantwortet eine einzige Frage in ihren Teilen: Was schreiben wir auf, und warum gerade das? Nicht, welches Werkzeug taugt. Nicht, wo geklickt wird. Sondern: welche Entscheidungen vor dem Schreiben fallen, was in eine Regelung gehört, wie sie in Kraft tritt und aktuell bleibt, und was geschieht, wenn sich jemand nicht daran hält.
Aufbau
Vier Teile. Teil I behandelt, was eine Nutzungsregelung leisten kann, wie der Zustand ohne sie aussieht und wie weit Recht und Aufsichtsbehörden sie verlangen. Teil II behandelt die Entscheidungen, die vor dem Schreiben zu treffen sind. Teil III behandelt die Regelung selbst: ihren Inhalt, die Schulung, das Inkraftsetzen und den Umgang mit Verstößen. Teil IV enthält eine Selbstbewertung des Regelungsstands sowie Abgrenzungen, offene Fragen, Glossar und Quellenverzeichnis.
Verhältnis zu Band 1
Dieses Handbuch setzt Band 1 „KI im Unternehmen“ nicht voraus. Wo Band 1 eine Frage bereits mit Quelle und Datum beantwortet hat, wird darauf verwiesen, statt sie erneut zu belegen; der Verweis nennt jeweils in einem Satz, worum es dort geht, damit dieses Handbuch für sich lesbar bleibt. Die Begriffe des dortigen Glossars werden übernommen und nicht neu bestimmt.
Geltungsbereich
Maßgeblicher Rechtsrahmen ist das Recht der Europäischen Union, insbesondere die Verordnung über künstliche Intelligenz in der Fassung vom Juli 2026 und die Datenschutz-Grundverordnung. Die Schweiz ist nicht Gegenstand dieses Bandes.
Beim Thema dieses Bandes endet die Einheitlichkeit früher als sonst. Das Recht der Beschäftigung ist nicht unionsweit vereinheitlicht: Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt den Mitgliedstaaten ausdrücklich „spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext“, und die betriebliche Mitbestimmung ist von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat verschieden geregelt. Wo dieses Handbuch nationale Regelungen nennt, geschieht das als Beispiel für diese Verschiedenheit, nicht als Darstellung der Rechtslage eines einzelnen Staates.
Quelle: Art. 88 Abs. 1 Verordnung (EU) 2016/679, konsolidierte Fassung 02016R0679 — DE — 04.05.2016 — 000.003, eur-lex.europa.eu (Abruf 8.9.2026).Umgang mit Quellen
Jede Aussage, die der Leser als Pflicht verstehen kann, trägt eine Primärquelle mit Fassung, Fundstelle und Abrufdatum. Belegzeilen stehen unmittelbar unter der jeweiligen Aussage; das vollständige Verzeichnis findet sich in Abschnitt 15.
Wo eine Angabe nicht belegbar war, ist das ausdrücklich vermerkt — als nicht ermittelbar mit Angabe des Grundes, nicht als Schätzung. Diese Stellen sind in Abschnitt 13 zusammengefasst.
Die Empfehlungen, auf die sich dieses Handbuch stützt, stammen von nationalen Stellen. Eine unionsweite Entsprechung — eine Veröffentlichung einer Einrichtung der Union, die den innerbetrieblichen Umgang der Belegschaft mit KI-Werkzeugen für Unternehmen behandelt — wurde gesucht und in den herangezogenen Quellen nicht gefunden. Die beiden naheliegenden Kandidatinnen behandeln anderes: Die Orientierung des Europäischen Datenschutzbeauftragten vom 28. Oktober 2025 richtet sich an Organe und Einrichtungen der Union und beruht auf der für diese geltenden Verordnung (EU) 2018/1725; die Stellungnahme 28/2024 des Europäischen Datenschutzausschusses behandelt die Anonymität von KI-Modellen und die Rechtsgrundlage ihrer Entwicklung. Deshalb wird bei jeder Empfehlung genannt, von welcher Stelle sie stammt und für welchen Raum sie gilt.
Dieses Handbuch ersetzt keine Rechtsberatung und ist kein Kommentarwerk. Es enthält keine Musterformulierungen für eine Nutzungsrichtlinie; es erklärt, was in eine solche Regelung gehört und warum. Wo einzelne Sätze als Beispiel gezeigt werden, sind sie als Beispiel gekennzeichnet und ersetzen keine auf den Betrieb zugeschnittene Formulierung.